Uma empresa de sucesso passa por constantes mudanças e melhorias. E seja para a execução de serviços ou aquisição de mercadorias, o processo de recebimento fiscal cumpre papel principal para fazer a empresa funcionar corretamente.

A saúde e o bom funcionamento dos negócios dependem fortemente do trabalho adequado do setor fiscal da empresa. Especialmente no Brasil, em que o sistema fiscal é bastante complexo, cheio de burocracia, a atenção do empresário deve ser redobrada.

Dentre os aspectos negativos de uma gestão fiscal desequilibrada, está o aumento nos custos da operação. Para as empresas, o risco de prejuízo decorrente da atividade fiscal é um medo e um risco real.

A seguir, trazemos um pequeno guia com soluções para os problemas mais comuns do dia a dia do setor fiscal da sua empresa.

Afinal, o que é recebimento fiscal?

O recebimento fiscal nada mais é que a operação por meio da qual se recebe uma mercadoria advinda do fornecedor. Parece simples, é feita por meio da recepção de um documento e conferência dos produtos. Somente após essa conferência é que o produto pode ser utilizado pela empresa.

Apesar de ser uma operação cotidiana, envolve questões tributárias e financeiras, além de movimentar o setor de almoxarifado e logística da empresa.

Problemas mais comuns do recebimento fiscal

A necessidade de realizar um serviço ágil, muitas vezes provoca a falta de verificação da nota fiscal da mercadoria recebida. É importante saber se a nota é válida, ou se, eventualmente, foi cancelada. A checagem pode ser feita pelo site da Secretaria da Fazenda, ou pelo site da prefeitura responsável.

No caso de notas preenchidas de maneira errada, a falha na escrituração pode gerar prejuízos que incluem pagar mais impostos do que efetivamente devidos. Aliás, é importante conferir a alíquota e origem da mercadoria, para evitar pagar por algo que não foi solicitado.

Um erro também bastante comum é não conferir as notas geradas contra seu CNPJ, mas vamos falar melhor dele mais à frente.

Como solucionar esses e outros problemas no recebimento fiscal?

Antes de receber a mercadoria ou a nota do serviço, confira a conformidade da nota com a Lei Complementar n°116. Essa Lei determina a classificação dos serviços, sendo mais de 250 subtópicos no total. A conformidade com a lei garante que o ISS recolhido será do valor correto.

Por isso, lembre-se sempre de checar a legislação vigente.

Profissionalize a emissão das notas

No caso do amplo sistema fiscal brasileiro, o uso de softwares auxilia na checagem das notas. Além disso, tanto emissão quanto checagem, se feita de forma manual, tende a apresentar mais erros.

O ser humano é falho, e em algum momento vai deixar algum detalhe passar. A automatização reduz o tempo gasto com as notas e otimiza a verificação.

Ainda em relação aos softwares, eles ajudam a manter os dados dos fornecedores atualizados. Assim, fica mais fácil checar a procedência das entregas, e as informações de quem você está negociando.

Ou seja, você será automaticamente atualizado em casa de mudança no regime tributário do seu fornecedor. Além disso, a alteração do regime muda a tributação da transação, mais uma razão para fazer da tecnologia uma aliada contra erros no recebimento fiscal.

Má gestão dos recebimentos fiscais

Em alguns casos, falhas no preenchimento de guias e notas se deve à falta de automatização. Em outras situações, a culpa se deve à falta de auditoria. Evitar erros e multas, depende da atenção do gestor aos detalhes.

Checar a emissão da nota junto à SEFAZ (Secretaria da Fazenda), como mencionado anteriormente, proceder à escrituração da nota fiscal dentro da empresa, além de checar as informações comunicadas ao Fisco, faz a diferença entre um recebimento fiscal de qualidade, e o que vai trazer prejuízos.

A conferência dos dados é uma atividade essencial. Por isso, é importante não sobrecarregar os colaboradores responsáveis.

Sobrecarga de trabalho manual

Os recursos tecnológicos oferecem as melhores soluções às empresas em busca da redução dos problemas no recebimento fiscal. Da mesma forma, é preciso reservar tempo hábil para uma conferência completa, sem, entretanto, apressar o processo.

Empresas pequenas, conseguem realizar a conferência das notas no ato do recebimento fiscal, de forma manual. Quanto maior a empresa, maior o volume de notas. Com isso, para manter a qualidade do trabalho, somente através da automatização do processo de conferência.

Desconhecimento de notas emitidas contra o CNPJ

Algumas empresas falham em checar as notas emitidas contra seu CNPJ. Isso significa dizer que, notas fiscais podem ser emitidas contra o seu CNPJ, em desfavor da sua empresa, sem o seu conhecimento. Esse tipo de nota fria contra a empresa pode gerar autuações e multas.

Em um cenário ideal, a equipe responsável pelo setor tributário e fiscal da empresa, acompanha de ponta a ponta a emissão e recebimento de notas contra o CNPJ da instituição.

Mais uma vez, uma das formas mais simples de fazer esse tipo de acompanhamento, é utilizando plataformas de gestão ou softwares contábeis e de gestão fiscal. Esse tipo de mudança na rotina da empresa reduz os custos e perdas com erros no recebimento fiscal.

Como resolver esses e outros problemas no recebimento fiscal?

O recebimento fiscal é um processo repetitivo, e presente nas mais diversas empresas. Além de ser parte da rotina empresarial, não pode ser negligenciado. Com a automatização das emissão e conferência de notas, é possível ter maior controle fiscal e facilidade na checagem dos dados, no caso de uma auditoria.

Esse é um tema que ganha cada vez mais espaço, e que pode ser muito explorado nas empresas que buscam excelência em suas atividades.

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