Muitas empresas ainda realizam o processo de recebimento fiscal de forma manual, o que impacta diretamente na qualidade e produtividade do trabalho realizado pelas equipes dessa área.

Até mesmo pode impactar nos gastos com mais funcionários para realizar processos, ainda assim não estando livre de diferentes problemas e erros por optar pelo recebimento sem o uso de ferramentas e tecnologia.

Neste artigo, você vai entender para que serve a automatização do recebimento fiscal e quais são os sinais de que sua empresa deve utilizar dessa estratégia para garantir mais eficácia nos processos e evitar até mesmo gastos com multas.

Boa leitura!



No que consiste a automatização do recebimento fiscal?

O departamento fiscal exige que sua equipe realize vários procedimentos técnicos bem específicos para que a empresa siga a lei e faça todos os processos de recebimento e conferência corretamente.

Essa área é ainda foco de muita preocupação de gestores e empresários porque a legislação brasileira sempre traz mudanças nos processos, em leis, taxas e outros detalhes fiscais, aumentando ainda a chance de erros, desencontro de informações e problemas com tributos.

Ao optar pela automatização do recebimento fiscal, toda a rotina de trabalho se torna intuitiva e realizada de forma digital, por meio de uma plataforma ou software que funciona como facilitador para processos repetitivos e que seriam feitos manualmente.

Tudo isso é feito de forma padronizada conforme as últimas atualizações da legislação, podendo receber e emitir documentos com risco praticamente zero de erros ou problemas fiscais.

Sinais que você deve automatizar seu recebimento fiscal

Veja abaixo alguns sinais de que já é o momento de sua empresa investir em uma solução para automatizar o recebimento fiscal:

1. Muito tempo gasto procurando NFs manualmente

Um sinal muito comum é ter que realizar buscas manuais de notas, tanto no caso de empresas que ainda imprimem todas NFs, ou ainda em e-mails corporativos, que normalmente estão repletos de outras informações e não garantem uma boa organização desses documentos.

Isso pode ocasionar perda de informações, notas que vão parar no spam, ou ainda muito tempo gasto ao ter que procurar documentos que deveriam estar catalogados em uma base unificada.

2. Dificuldade com prazos e medo de multas

A falta de organização e dificuldade de encontrar documentos dentro do período ideal pode gerar atrasos no repasse de informações, problema com checagem de produtos com fornecedores e até multas do Fisco.

Se os prazos parecem nunca estarem a favor do volume de trabalho, ou do tempo necessário para organizar e juntar documentos e impostos, é sinal de que sua operação é ineficiente e tem altos riscos de trazer prejuízo financeiro para o negócio.

Com a automatização, nada disso acontece, já que tudo é computado pelo sistema, trazendo informações completas sobre notas e outros documentos fiscais para um repasse simplificado ao Fisco.

3. Erros recorrentes no preenchimento de documentos

Processos de emissão ou recebimento de notas feitas manualmente sempre estão acompanhados de erros no preenchimento de dados. Por menor que sejam, eles acontecem e, com certeza, muitas vezes passam despercebidos.

Tarefas repetitivas são desgastantes, principalmente quando exige que a pessoa faça a digitação de um grande volume de informações. Com a automatização do recebimento fiscal, nada disso acontece.

4. Divergência de valores ao recolher impostos

Outro sinal de que é hora de automatizar o recebimento fiscal é que sua empresa anda se deparando com diferenças de valores no momento de recolher impostos e realizar os devidos cálculos.

Quando tudo é feito de forma manual, pode levar muito tempo para encontrar o erro no meio de um grande volume de dados e notas. Seu colaborador será obrigado a gastar muitas horas até encontrar a informação errada, impactando diretamente em sua produtividade.

5. Sua base de notas e documentos está sempre incompleta

Muitas empresas desavisadas não sabem, mas é obrigação do negócio manter uma base de notas XML atualizada, podendo sofrer multas caso a Receita Federal solicite documentos para realizar verificações tributárias e você não tenha todos eles organizados.

Além disso, ainda é preciso que os dados sejam armazenados por pelo menos cinco anos de sua emissão, o que pode gerar um grande volume de documentos.

Ainda, é importante ter a base atualizada para realizar consultas quando necessário. Caso esteja incompleta, seu negócio pode sofrer diferentes problemas pela perda de documentos e notas.

6. Frequente necessidade de pedir segunda via de notas

Um erro que acontece com frequência é ficar dependendo de seus fornecedores para receber notas, o que pode levar a extravio de informações ou tempo gasto com tarefas desnecessárias, como cobrar manualmente por notas que não foram encontradas.

Isso mostra um gerenciamento ineficaz e amador, impróprio para um setor que deve realizar processos de forma organizada e com caráter preventivo sobre problemas de tributações.

7. Sua operação fica paralisada na falta de colaboradores

Outro sinal comum é que, no caso de colaboradores que precisam faltar, se afastar do trabalho ou tirar férias, sempre acontece um pânico generalizado, tanto porque seu setor ficará desfalcado, assim como outros colaboradores não sabem exatamente como fazer o trabalho daquela pessoa.

Isso, além de afetar a qualidade do ambiente de trabalho dos colaboradores, pode paralisar seu departamento fiscal, já que você usa pessoas para realizar processos que poderiam ser realizados de forma automatizada.

8. Muito tempo gasto com processos manuais

Um sinal ligado a todos os outros que comentamos, é que tudo isso acontece principalmente porque você deixa seus colaboradores desamparados de uma solução tecnológica, praticamente fundamental para as empresas dos dias atuais.

Realizar rotinas fiscais e processos de recebimento acabam exigindo muito trabalho manual, coisa que impacta diretamente em muitos fatores, como a produtividade do setor, qualidade do trabalho realizado, incapacidade de ter escalabilidade na operação e ainda afeta o bem-estar dos colaboradores.

Um sistema que utiliza as tecnologias atuais é capaz de realizar muitos dos trabalhos manuais, que já deveriam ter sido abolidos nos dias de hoje.



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