Todos que possuem um negócio ou trabalham no departamento fiscal sabem que essa área exige muito conhecimento técnico para realizar os processos, principalmente considerando a legislação brasileira que é complexa e sempre realiza mudanças nas regras.

Além da complexidade, esses processos também podem tomar muito tempo das pessoas, seja na emissão de notas fiscais, como em outros processos como cálculos de tributos.

Mas existe uma solução realizada através de um sistema que permite a automatização do lançamento das notas fiscais, evitando as dificuldades que citamos acima e outros problemas como multas e sanções por parte dos órgãos do governo.

Entenda abaixo no que consiste essa automatização no lançamento de notas fiscais e os principais benefícios que essa estratégia traz para seu negócio:

O que é automatização de lançamento de Notas Fiscais?

A automatização de lançamento de notas fiscais é uma tecnologia que permite que vários processos que seriam feitos manualmente sejam executados por um sistema de gestão fiscal, que já possui inúmeros processos pré-definidos, facilitando todas as emissões e recebimentos de notas.

Normalmente, existem vários passos necessários que a pessoa precisa fazer manualmente, como preencher e emitir a nota fiscal com informações de documentos, impostos, valores, datas e outros, salvá-la, enviá-la ao tomador por e-mail, e ainda armazená-la corretamente, tudo isso para cada nota fiscal individualmente.

Realizar a automatização vai permitir que o tempo de trabalho seja otimizado, além de eliminar a chance de erros, o que pode acabar gerando prejuízos futuros e mais tempo gasto, tentando resolver o problema com o cancelamento da nota e emissão de outra correção.

Como a automatização de lançamento da NF já possui total integração com portais de prefeituras, todo o processo é realizado de forma simplificada: ela é emitida, enviada ao fornecedor ou cliente, além de ser armazenada em seu banco de dados de maneira segura.

Principais benefícios da automatização de lançamento de Notas Fiscais

Veja abaixo, de forma mais detalhada, quais são os principais benefícios ao utilizar essa tecnologia para automatizar o lançamento de notas fiscais em seu negócio.

Sua gestão fica mais eficaz

Se você deseja ter uma gestão eficaz, é importante conseguir ter uma visão geral dos processos que são executados e de suas etapas. Quando você automatiza o lançamento de NFs, o controle e a visão administrativa se tornam muito mais apurados, como no controle de prazos e pagamentos que devem ser realizados.

Isso ajuda sua gestão a ser eficiente, evitando atrasos, erros ou até pagamentos duplicados. Principalmente quando se trata de impostos, essa é uma questão delicada que pode impactar seus resultados e até o crescimento financeiro.

Garante mais segurança para seus dados

Ao utilizar um sistema para automatizar o lançamento de notas, você realiza todo o processo de forma segura, já que sua plataforma possui integração direta com o sistema dos órgãos oficiais, usando medidas que evitam o vazamento de informações, como tokens, certificados digitais e tecnologias de criptografia de dados.

Se previne contra multas e juros resultantes de erros

Realizar a emissão e controle das notas fiscais de forma manual, como comentamos, geralmente resulta em vários tipos de erros. No final de seu período, a diferença pode ser grande do realizado e inserido no sistema da Receita Federal.

Isso resulta em multas por envio de informações incorretas e até na cobrança de juros quando ocorrem atrasos na entrega correta dos documentos solicitados por esses órgãos. Com a automatização, você se livra de todos esses problemas.

Ajuda a reduzir custos de seu negócio

A redução de custos que acabam se somando às despesas do negócio também é representativa, já que você consegue economizar com mão de obra para realizar processos manuais de lançamento de NFs, diminui os gastos originários de erros e ainda garante agilidade nos processos.

Você também acaba economizando dinheiro com impressoras, papel e tinta, já que não há necessidade de imprimir notas e documentos, que ficarão armazenados de forma organizada em seu banco de dados.

Inclusive, o armazenamento é outro ponto que gera gastos, já que é preciso investir em espaço, mobiliário e pastas para armazenar tudo por, pelo menos, cinco anos, conforme imposto pela Receita Federal.

Permite calcular seus impostos automaticamente

Realizar o cálculo de tributos e impostos corretamente normalmente gera preocupação quando as NFs são lançadas manualmente, já que podem ocorrer erros. Ao usar um sistema que automatize as emissões e recebimentos, tudo é calculado automaticamente conforme os padrões e regras pré-determinadas.

Assim, conforme cada variedade de nota fiscal, produto ou serviço vendido, as alíquotas e impostos serão inseridos corretamente, facilitando todo o processo para quem opera a parte fiscal do negócio.

Com isso, você vai eliminar as preocupações sobre o assunto e vai, inclusive, evitar as multas ao repassar informações erradas ao Fisco, como já comentamos.

Permite consultar quando e onde precisar

Como sistemas utilizam a internet para realizar todos os processos necessários, a mobilidade é muito mais fácil de ser alcançada, o que permite que colaboradores organizem seu trabalho, independente de locais físicos.

Isso é também vantajoso porque o armazenamento de todos seus dados é feito online, o que possibilita realizar consultas através da internet de forma simplificada, tudo com a garantia completa na proteção dos dados.

Com tudo isso que você leu, fica fácil entender como investir na automatização do lançamento de notas pode ajudar seu negócio de diferentes maneiras, não só trazendo mais praticidade ao dia a dia do negócio, mas inclusive te protegendo contra erros, multas e outros problemas que prejudicam suas finanças.



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