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Saiba mais sobre as Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas e quais os principais desafios na emissão deste documento fiscal.
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é a versão digital do documento fiscal emitido para a prestação de serviços, muito utilizada por micro e pequenas empresas — com destaque para os Microempreendedores Individuais (MEIs) que, ao formalizar seu negócio, podem acessar facilmente esse modelo de nota fiscal, de modo 100% online.
Ela veio para substituir o modelo impresso em blocos, e é armazenada eletronicamente. Inclusive, a economia com materiais gráficos é um dos benefícios da NFS-e, assim como a
simplificação de processos tributários. No entanto, as regras para emissão da NFS-e podem variar de acordo com o sistema utilizado por cada prefeitura, que pode, em alguns casos, contar sistemas terceirizados para validação.
Num país com mais de 5.500 municípios, onde cada um possui autonomia para estabelecer regras próprias de emissão de notas fiscais de serviço, é compreensível que muitos empresários tenham dúvidas sobre esse documento.
Entre as principais dificuldades encontradas, estão a integração de sistemas, por conta da variedade de layouts. Outro ponto relevante está relacionado ao acesso e disponibilização das notas aos seus destinatários (tomadores).
Qual a diferença entre NFS-e e NF-e?
O que difere a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica da Nota Fiscal Eletrônica é a sua finalidade. Enquanto a NF-e é um documento fiscal emitido para registrar a venda de produtos, a NFS-e se destina às relações comerciais de prestação de serviços.
Por isso, possui informações e layouts diversificados, conforme as normas e exigências de cada prefeitura, e também de acordo com o tipo de serviço prestado.
Recibo Provisório de Serviço: qual a finalidade do RPS?
O Recibo Provisório de Serviço (RPS) é utilizado em casos eventuais, quando a emissão da NFS-e não puder ser realizada imediatamente. O documento contém os dados da prestação do serviço, com uma numeração sequencial crescente.
No entanto, ele deve ser convertido em Nota Fiscal de Serviços eletrônica de acordo com o prazo estabelecido pela prefeitura. Além disso, alguns municípios não permitem o uso do RPS, mesmo que seja utilizado apenas como contingência.
Como é feita a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?
A nota fiscal de serviços eletrônica é emitida através de sistemas disponibilizados pelas prefeituras ou através de softwares emissores, onde as empresas se conectam à plataforma do município.
Tudo é feito de modo 100% online e a NFS-e segue o padrão de escrituração brasileiro, em arquivo no formato XML, que pode ser convertido em PDF para arquivamento, envio ou impressão.
Contudo, para que uma empresa inicie a emissão de notas eletrônicas, é preciso realizar o cadastro fiscal e obter a autorização da prefeitura no município onde o CNPJ está registrado. Em alguns casos, também pode ser necessário obter um certificado digital, que servirá para acesso ao sistema e validação do documento fiscal.
Assim, com a autorização e os registros, é só acessar o sistema emissor com a senha e o login cadastrados para o preenchimento da nota de serviços eletrônica. Nela, devem constar os dados do tomador (contratante do serviço) e a descrição dos serviços prestados, conforme a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), com seus respectivos valores.
No entanto, a identificação dos serviços na legislação municipal nem sempre corresponde à nomenclatura do CNAE. Por isso, é preciso fazer a correlação entre as atividades.
Outro ponto importante é que em alguns municípios pode-se descrever serviços diversos numa mesma NFS-e, quando direcionada ao mesmo tomador. Mas em certos casos, uma empresa que presta serviços diversificados pode ter que emitir notas fiscais separadas, conforme o código de cada atividade.
Escrituração de NFS-e
Alguns municípios vêm aderindo à Escrituração Digital das Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas. Desse modo, é possível centralizar os dados relativos a créditos e débitos de ISS (Imposto Sobre Serviço) num mesmo canal.
Isso permite que os valores sejam contabilizados e as informações sejam geradas de forma ágil, tornando a apuração da escrituração mais eficiente.
Porém, esse processo exige que as empresas enviem os dados, um a um, das Notas Fiscais de Serviço tomadas e emitidas para que seja possível fazer a apuração diretamente no sistema da prefeitura (desde que o órgão tenha aderido a esse formato).
Melhorando os processos que envolvem a NFS-e
Uma vez que os sistemas das prefeituras tornam mais difícil a centralização de dados e informações das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas, é importante contar com soluções digitais que melhorem esses processos através da automatização.
Sobretudo para empresas de grande porte, que lidam com um volume extenso de emissão e recepção de NFS-e, é fundamental contar com sistemas integrados ao ERP e outras plataformas de gestão.
A CONFIG conta com uma plataforma que permite aos prestadores e tomadores de serviço trabalhar de modo colaborativo, através de um Portal Web. Dessa forma, a empresa ganha dinamismo, segurança e eficácia no processo, além de ganhar eficiência e transparência na operação. Sem contar a redução de custos operacionais e aumento da produtividade.
