Recebimento da NFS-e: veja os 5 principais problemas enfrentados

Padronizar a simplificar a emissão de documentos fiscais e a entrega das obrigações acessórias tem sido o grande desafio do Fisco, tanto na esfera federal quanto também nos municípios e estados.

E apesar de o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) ter alcançado sucesso com a padronização de emissão da Nota Fiscal eletrônica (NF-e), quando se trata das Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e), as empresas ainda encontram uma série de problemas na recepção deste documento. 

Isso ocorre porque quem regula e coordena a emissão de documentos fiscais relativos a serviços são as prefeituras, o que faz com que não haja um padrão, dificultando, entre outros aspectos, a automatização de processos das NFS-e de entrada.

Além disso, existem outros problemas com relação à recepção das notas fiscais de serviço. Abaixo, listamos os principais aspectos que dificultam a rotina das empresas. Confira:

Ausência de padrão de leiautes

A ausência de padrão nos leiautes das notas fiscais de serviço é um dos principais problemas enfrentados nas NFS-e de entrada. Como dito anteriormente, isso ocorre porque cada prefeitura é responsável pelo processo de emissão, e assim, pode determinar campos específicos de preenchimento e leiautes únicos.

Nesse sentido, a falta de padronização acaba dificultando a automação de recebimento de NFS-e, tornando o processo mais suscetível a erros, sobretudo pela falta de previsibilidade que pode levar à falha humana no preenchimento.

Dessa forma, é bastante comum que, ao imputar as informações no sistema, o profissional responsável pelas entradas de Notas de Serviço acabe inserindo informações em locais diferentes do que seria o correto.

Como consequência, podem ocorrer pagamentos incorretos, erros no recolhimento de tributos e nas declarações acessórias, o que pode causar perdas financeiras por conta de multas e juros, além de problemas com fornecedores, por exemplo.

Problemas na integração de sistemas

Enquanto as Notas Fiscais Eletrônicas possuem um formato padrão de arquivo (XML), facilitando o reconhecimento dos sistemas de gestão e a permitindo a automatização de Inbound NF-e, o mesmo não acontece com as notas fiscais de serviço eletrônicas.

Uma vez que parte das prefeituras ainda não utiliza esse formato padrão, a recepção de NFS-e se depara com arquivos em formatos diferentes: PDF, JPG, JPEG, links, e até notas impressas, causando mais um problema para a automatização, além da dificuldade de lidar com arquivos ilegíveis, em baixa resolução ou rasurados.

Dificuldade na implementação de rotinas para recepção de NFS-e

Novamente, a falta de padronização das notas fiscais de serviço emitidas eletronicamente traz para as empresas a dificuldade em implementar uma rotina de recepção desses documentos. Com isso, o processo se torna ineficiente, já que as empresas precisam tratar do recebimento das notas por diferentes canais, em formatos diversos.

Consequentemente, podem ocorrer problemas operacionais, como lentidão na inserção de dados no sistema, pagamentos em atraso e demora no recolhimento de impostos.

Gastos com equipes maiores e dedicadas

Em empresas de grande porte, o volume mensal de notas fiscais de serviço costuma ser bastante elevado. Assim, realizar o processo de recebimento desses documentos pode exigir um número maior de profissionais dedicados ao processo, para que as tarefas sejam realizadas em tempo hábil.

Além disso, também existe ainda um volume maior de retrabalho por conta da inclusão de informações incorretas ou inconsistentes no sistema. Uma vez que esta é uma função de baixo valor agregado, acaba sendo financeiramente prejudicial para a empresa ter que contar com mais colaboradores para realizar o serviço.

Erros no cálculo de tributos e impostos

O Imposto Sobre Serviços (ISS), recolhido na emissão das NFS-e, é de competência municipal. Por conta disso, o cálculo desse tributo costuma trazer uma série de dificuldades para as empresas, pois conforme o tipo de serviço e o local onde foi prestado, o tomador pode ser o responsável pelo seu recolhimento.

Nesses casos, a empresa tomadora do serviço é quem deve aplicar a alíquota correta e realizar o pagamento do ISS de acordo com o prazo estabelecido pela legislação.

Isso significa que, durante o processo de entrada da NFS-e, a empresa deve atentar à natureza do serviço, às alíquotas aplicáveis e ao responsável tributário da operação. 

Se isso não for feito corretamente, o tomador do serviço poderá sofrer penalidades como o pagamento de multa e juros sobre os encargos, pois dois motivos: não ter recolhido o valor do ISS e pelo atraso do recolhimento feito posteriormente.

Como driblar os entraves das NFS-e de entrada?

Para superar os problemas listados acima, a empresa deve contar com soluções digitais, que automatizam processos e promovem a integração com o ERP. Além disso, plataformas que ajudam a centralizar informações e conectar prestadores e tomadores de serviço permitem que haja um maior controle sobre as operações.

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