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A automação de NFS-e ajuda a simplificar os processos burocráticos fiscais das empresas e também auxilia na redução de custos das possíveis autuações. Confira!

A grande burocracia fiscal já não é uma novidade para as empresas brasileiras. A tarefa de emitir documentos eletrônicos, monitorar processos e se manter atualizado com as regras, por exemplo, pode ficar cada vez mais complicada com o tempo. Além disso, o fato da NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) não obedecer a um padrão nacional também complica bastante o cotidiano das organizações, já que ela aparece com diversos layouts e arquivos com campos diferentes para preencher, com cada prefeitura decidindo como será o modelo do documento.

Mas, afinal, você realmente já sabe o que é a NFS-e? Esta é a versão digital da nota fiscal emitida pelas empresas que prestam serviços. Ou seja, o documento substitui aquela tradicional nota fiscal emitida em papel, que formaliza oficialmente a prestação de serviço entre a companhia e seu cliente.



Com a falta de padrão citada anteriormente, falhas na integração de dados e retrabalhos acabam acontecendo frequentemente, além dos possíveis erros na compilação das informações. É por esse motivo que a automação de notas de entrada com o auxílio da tecnologia ganha cada vez mais força, ajudando a simplificar os processos e reduzir custos.

Com a falta de padrão atual da NFS-e, é comum que a maior parte das empresas tratem o recebimento desses documentos de forma manual e destoante. Portanto, esses arquivos podem ser recebidos por diversos canais, como e-mail, impresso.

Então, a companhia precisa dar entrada manualmente das informações nos sistemas, confrontar os dados com os pedidos de compra e, depois, analisar caso a caso se os impostos foram realmente calculados corretamente para evitar as autuações.

O excesso de tarefas do colaborador, junto com os possíveis estresses gerados no dia a dia, faz com que o trabalho manual da inserção das informações se torne um grande desafio na gestão de NFS-e – visto que essa é uma das principais causas de erros e inconsistências.

Portanto, vale lembrar que estas falhas podem ocasionar uma série de perdas financeiras do negócio devido aos pagamentos falhos e ao recolhimento incorreto de impostos. Além, é claro, de causar atrasos no lançamento das informações e, consequentemente, gerar desconfortos com fornecedores, atrasos nos pagamentos e cobrança de juros e multas.

Como você acompanhou acima, a falta de padronização nacional da NFS-e pode gerar diversas consequências negativas à empresa. Durante o trâmite do manuseio deste documento existe uma série de dificuldades que precisa ser superada. Relembre algumas:

Os documentos devem ser todos numerados e arquivados em ordem para que a empresa esteja preparada para uma possível auditoria futura feita pelo Fisco.

Neste caso, os problemas são gerados pela falta de espaço e pelo perigo de desaparecimentos, inclusive por desastres naturais, como alagamentos e incêndios, além dos custos de manuseio.

Como você deve imaginar, este excesso de processos manuais faz com que a possibilidade de fraude cresça consideravelmente, gere prejuízos ao Fisco e crie uma concorrência desleal entre os prestadores de serviços.

Com o processamento manual existe também a decorrente contaminação dos registros contábeis e fiscais, o que acaba potencializando os riscos fiscais.

O processo de Contas a Pagar acaba gerando retrabalho e insatisfação dos fornecedores de serviços.

Quando o assunto são as notas geradas e importadas de forma automática, há uma integração entre o ERP (sistema integrado de gestão empresarial) por meio de uma API (interface de programação de aplicações) que se integra aos sistemas dos fornecedores e à plataforma da prefeitura e permite que seja realizada a importação e o lançamento dos documentos.

Isso significa que as notas são geradas de forma digital e, portanto, não existe a necessidade de imprimir quaisquer documentos, minimizando o custo de arquivamento da empresa, já que os meios digitais podem ser utilizados para este serviço, como os HDs ou as nuvens, por exemplo.

Já em organizações em que o volume de notas a serem lançadas é grande, a automatização também ajuda a diminuir o custo com possíveis autuações causadas pelos erros manuais, além de garantir um processo muito mais ágil.

Neste sentido, uma solução inteligente que ganha destaque é o Triangulus, um sistema de automatização que captura e recebe as NFS-e nos mais diferentes formatos (PDF e TXT) e as converte para um formato padrão no modelo XML.

Então, as informações presentes nas notas fiscais podem ser lidas pelo ERP da empresa, totalmente de forma automática e sem intervenção humana, independentemente da prefeitura em que a nota foi emitida.

E na sua empresa? O processo de recebimento de NFS-e já é automatizado?

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